A számviteli szabályzatok sok vállalkozásnál csak akkor kerülnek elő, amikor „valaki kéri”. Pedig ezek nem adminisztratív formalitások, hanem a vállalkozás működésének írásos alapjai.
Egy ellenőrzés során gyakran nem az a kérdés, hogy volt-e szabályzat, hanem az, hogy időben, a valós működéshez igazodva készült-e el.
Milyen számviteli szabályzatok kötelezőek?
A számviteli törvény alapján a legtöbb vállalkozásnál az alábbi szabályzatok készítése kötelező:
- Számviteli politika
- Eszközök és források értékelési szabályzata
- Leltározási és leltárkészítési szabályzat
- Pénzkezelési szabályzat
- Selejtezési szabályzat (ha releváns)
Nem minden vállalkozásnál ugyanaz a kör, de a „nincs szabályzat” nem opció.
Mikor kell elkészíteni a számviteli szabályzatokat?
A szabályzatokat nem ellenőrzéskor, hanem:
- a vállalkozás indulásakor,
- illetve a tevékenység megkezdésekor kell elkészíteni.
Későbbi módosítás szükséges, ha:
- változik a tevékenység,
- jelentősen átalakul a működés,
- vagy új kockázatok jelennek meg.
Utólag „gyorsan összerakni” jogilag és szakmailag is kockázatos.
Miért kérik ezeket ellenőrzéskor?
Egy ellenőrzés során a szabályzatok azt mutatják meg, hogy:
- milyen elvek alapján működik a cég,
- hogyan történik az elszámolás,
- és a gyakorlat megfelel-e az írásos szabályoknak.
Ha nincs szabályzat, vagy az nem tükrözi a valós működést, az:
- megkérdőjelezi az elszámolásokat,
- növeli az adókockázatot,
- és vitás helyzeteket eredményezhet.
Kapcsolódás az év végi záráshoz
A számviteli szabályzatok nem függetlenek az év végi zárástól.
A leltározás, készletértékelés, pénztárkezelés mind olyan terület, amely:
- szabályzatban rögzített elvek szerint működik,
- és közvetlenül hat a beszámolóra.
Tipikus hibák a számviteli szabályzatoknál
- van szabályzat, de 10 éve nem frissült
- sablonos, a cég működését nem tükrözi
- elkészült, de senki nem tud róla
- csak „papíron létezik”
Ezek mind gyengítik egy vállalkozás pozícióját egy ellenőrzés során.
Összefoglalás
A számviteli szabályzatok nem adminisztratív terhek, hanem:
- működési keretek,
- jogi és adózási védőhálók,
- és az év végi zárás alapjai.
Minél később kerülnek rendbe, annál nagyobb a kockázat.
